Els propers dies 24 i 25 de setembre se celebrarà l’Associa’t a la Festa, una proposta amb la qual es vol convertir la Plaça Catalunya en un gran aparador d’activitats associatives per a tots els públics.

Qualsevol associació de Barcelona pot proposar-hi les seves activitats de caire lúdic i festiu. Recordem que el termini per fer-ho es tancarà el proper 22 de maig.

Animem a totes les associacions que vulguin donar-se a conèixer a la ciutadania a aprofitar aquesta oportunitat de fer-ho en un espai immillorable com és la Plaça Catalunya i a través d’activitats atractives que estiguin relacionades amb els elements bàsics de la Festa Major: la festa, el joc, les arts escèniques, gràfiques, etc… Només cal omplir el formulari de sol·licitud de participació abans del 22 de maig.  

Si voleu participar-hi però no sabeu amb quina activitat, ompliu igualment el formulari de sol·licitud de participació. Des de TJ oferirem recursos i assessorament per a aquelles entitats inscrites que vulguin dissenyar una activitat en el marc de l’Associa’t a la Festa i necessitin suport per fer-ho.

Donat que moltes associacions han engegat o engegaran aviat el procés de disseny de l’activitat, sota aquestes línies hi trobareu un primer recurs: exposem els passos a seguir per realitzar un procés de creació i de planificació de l’activitat adequat, que esdevingui una bona base per tal que sigui un èxit. Som-hi!

Abans de començar… Amb qui cal comptar per pensar l’activitat?

A l’hora de definir una activitat és important incloure en el procés de creació i de desenvolupament de la idea a aquells òrgans/comissions/grups de treball/departaments necessaris per incorporar totes les sensibilitats i opinions i fer partícips de la seva preparació a totes les parcel·les de l’organització.

Per què? La participació facilita i potencia la implicació. Les persones que se sentin consultades i que han estat part activa del procés de concepció de l’activitat estaran molt més ben predisposades a involucrar-se en la seva organització i execució que no pas les que es trobin amb l’activitat ja definida. A més, com més visions diferents participin en la creació de l’activitat més fàcil serà que hi estiguin incorporades en el resultat final.

Com? Convocant espais de discussió, de generació d’idees i de propostes en els quals hi participin els òrgans/comissions/grups de treball/departaments clau per involucrar al màxim nombre de persones de l’entitat. 

1r pas: Què és vol aconseguir amb l’activitat?

Abans de pensar quina activitat es realitzarà, és bàsic plantejar-se quins objectius es volen aconseguir i que aquests responguin a les fites generals i estratègiques de l’associació.   

Per què? Perquè és important ser eficients i eficaços. La realització de qualsevol activitat comporta esforços humans, econòmics i materials. Per tant, ja que es fan aquests esforços, val la pena procurar extreure’n bons resultats, i que aquests estiguin en sintonia amb els objectius generals de l’associació i de l’estratègia i/o projecte que estigui desenvolupant en aquell moment. També cal tenir en compte que el fet d’haver plantejat objectius serà el que permetrà poder avaluar si l’activitat ha resultat exitosa i profitosa o no ho ha estat.  

Com? Els objectius, que normalment es redacten en infinitiu, han de ser coherents, viables i realistes, motivadors, participatius, adequats als recursos i avaluables. Un cop definits caldrà determinar els indicadors que s'utilitzaran per mesurar si s’han assolit o no i els resultats que se n’espera obtenir.  Els objectius de l’activitat poden ser més genèrics o més específics. De caire intern o extern.

Exemples:

• Transmetre una visió moderna i actual de l’entitat
• Difondre diverses tècniques artístiques entre la ciutadania
• Aconseguir que una vintena de persones participin directament en l’activitat.

2n pas: A qui es vol arribar i amb quin missatge?

És imprescindible definir quins són els públics als quals es vol dirigir l’activitat i quines idees clau els volem fer arribar.

Per què? Perquè cada tipologia de públic té unes característiques i uns interessos concrets i, per tant, per atreure’ls haurem de fer servir tècniques i recursos diferents.

Com? A partir dels objectius, és important concretar el màxim possible els perfils dels públics als quals es vol fer arribar l’activitat i intentar posar-nos en la seva pell per definir quines accions i missatges poden ser eficaços per captar la seva atenció, segons els seus interessos.

3r pas: Quin tipus d’activitat serà més útil per als objectius plantejats?

Un cop ha quedat clar què es vol aconseguir, a qui es vol arribar i quin missatge es vol transmetre és el moment de pensar com aconseguir-ho. És a dir, definir quina activitat es realitzarà.

Per què? Està clar que, per a la majoria de casos, serà interessant sorprendre als públics als quals ens dirigim per a captar la seva atenció i aconseguir generar-los bones sensacions i receptivitat envers el missatge que transmetem i cap a la nostra entitat.

Com? En aquest punt entren en joc dues paraules clau: creativitat i innovació. Ha arribat el moment de fer volar la imaginació, fer pluges d’idees o aprofitar d’altres metodologies que permetin extreure propostes que puguin sorprendre i atraure als públics definits. Per obtenir resultats diferents cal fer coses diferents i, per tant, és important intentar apostar per la innovació. Una altra opció pot ser investigar què han fet altres entitats o què crida l’atenció dels públics als quals dirigim l’activitat i traslladar-ho a la realitat de l’associació.

4t pas: De quins recursos disposem per realitzar l’activitat?

També caldrà definir els recursos humans, econòmics i materials que necessitarem per realitzar l’activitat amb possibilitats d’acomplir els objectius plantejats.  

Per què? Per saber si, realment, tenim capacitat d’aconseguir els recursos necessaris per dur a terme l’activitat, tal i com l’hem concebuda. I per no enganxar-se els dits programant propostes amb unes necessitats econòmiques, infraestructurals i humanes que en el moment de realitzar l’activitat o posteriorment s’evidenciï que eren inassumibles.

 Com? Elaborant el llistat de les persones que es necessitaran i de les tasques que hauran de realitzar, així com una relació de material necessari i un pressupost que permeti equilibrar les despeses i saber d’on sortiran els diners per a assumir-les. 

5è pas: Planificar la preparació de l’activitat

Abans de començar a preparar l’activitat cal definir les tasques i les persones responsables que se n’encarregaran, i calendaritzar-les.

Perquè? Per què tothom tingui clar de què s’ha d’encarregar i quan ho haurà de fer.  

Com? Amb un cronograma, un document en el qual s’hi indiquen totes les tasques que caldrà realitzar, i es distribueixen sobre un calendari, així com les persones responsables per a cadascuna. 

En què us pot ajudar TJ?

Recordem que TJ és punt d'informació per a tots aquells dubtes relacionats amb les activitats que es realitzaran durant l'Associa't a la Festa (932 564 118, tjussana@bcn.cat) Per a aquelles entitats que omplin el formulari de sol·licitud sense saber encara quina activitat realitzaran, des de TJ se'ls oferirà assessorament en la definició de l'activitat.