Administració i Auxiliar Comptable

Open Cultural Center

Respondre el formulari

Fins el 27/11/2022


Salari: 1.200€ nets mensuals.

Posició a jornada completa a Open Cultural Center.

Tens experiència en administració i comptabilitat en el sector social i t’interessa treballar en una organització sense ànim de lucre, intercultural i en creixement? Uneix-te a nosaltres a Open Cultural Center Barcelona, una ONG que treballa per la inclusió de persones refugiades i migrants a través d’activitats d’educació, habitatge, inserció laboral i innovació social.

L’ Entitat

Open Cultural Center és una organització sense ànim de lucre que du a terme projectes educatius i culturals per i amb persones migrants i refugiades a Espanya i Grècia. Tenim la nostra oficina principal a Barcelona, amb un equip de 12 empleats i diversos voluntaris que treballen en les nostres activitats a Barcelona. Algunes de les nostres activitats principals a Barcelona i als voltants són l’escola d’idiomes, l’escola de codificació i el nostre programa d’habitatge per a joves migrants en zones rurals.

Responsabilitats

Les responsabilitats principals són:

  • Donar suport administratiu a l’organització en els diferents departaments i projectes de Catalunya i Grècia.
  • Administració de la oficina, assistència en la comptabilitat i auditories, implementació d’ordres de pagament bancari, facturació, gestió de nòmines, fluxos de caixa i caixa petita.
  • Actualitzar i revisar les bases de dades comptables, informar de discrepàncies financeres a la direcció i gestionar les comunicacions amb la gestoria de comptabilitat, recursos humans i fiscal. Els processos financers i administratius són gestionats amb eines digitals i processos d’automatització.

A continuació es desglossen les tasques per àrees.

Auxiliar de comptabilitat

  • Elaboració de factures i certificats amb eines “no-code tools” i processos automatitzats.
  • Gestionar la base de dades de flux de caixa, inclosa la caixa petita, i registrar totes les transaccions monetàries.
  • Arxiu de documentació financera i actualització setmanal de bases de dades comptables.
  • Gestió de la conciliació bancària a la nostra base de dades..
  • Comprovació de les dades financeres enviades pels empleats d’OCC, com ara les despeses del projecte, les despeses de viatge i reemborsaments.
  • Assignació d’ingressos i despeses a subvencions a la nostra base de dades, en col·laboració amb els gestors de projectes i els gestors de subvencions.
  • Seguiment i promoció de les polítiques i directrius financeres a tot l’equip.
  • Actualitzar els manuals i directrius financeres de l’organització segons sigui necessari en col·laboració amb el director.
  • Donar suport als diferents departaments i projectes amb el manteniment de bases de dades. Aplicar mesures per garantir que les bases de dades s’actualitzen periòdicament per part de l’equip, com ara l’enviament de recordatoris, l’organització de reunions o l’escalada de problemes.
  • Configuració de transferències bancàries en línia per a nòmines, reemborsaments d’empleats i altres despeses del projecte.
  • Gestionar comunicacions amb la gestoria comptable i auditors externs, i proporcionar la informació requerida.
  • Elaboració/ extracció de la base de dades d’informes financers trimestrals, comptes anuals de pèrdues i guanys i preparació de documents i resums ad-hoc.
  • Administrar les assegurances d’organització i projectes.

Administració de l’oficina

  • Gestió del stock de material d’oficina i de la casa del voluntariat, i realització de comandes.
  • Garantir el bon funcionament de l’oficina.
  • Fer seguiment del manteniment general de l’oficina i casa del voluntariat.

Administració

  • Gestió d’agendes de reunions, viatges i visites.
  • Recepció de visites, gestió de trucades telefòniques i la correspondència (correu electrònic, cartes, paquets, etc.).
  • Donar suport als companys/es amb tasques administratives.
  • Donar suport als processos de recursos humans i la incorporació de nous empleats.

Assistent del Reglament General de Protecció de Dades (LOPD)

  • Enllaç amb el consultor de LOPD i el DPO extern per assegurar-se que la documentació relacionada amb LOPD estigui actualitzada, i actuant com a intermediari/a entre projectes i DPO.
  • Supervisar l’adhesió al GDPR als departaments i projectes, com ara comprovar si tots els formularis que s’utilitzen compleixen el LOPD, realitzar comprovacions anuals d’adherència al LOPD i fer un seguiment de les mesures aplicades.

Seguiment i Avaluació (S&E)

  • Comprovació amb coordinació i persones tècniques de projectes de que totes les activitats i indicadors s’han registrat a la base de dades.
  • Aplicar mesures per garantir que les bases de dades de M&E s’actualitzen periòdicament per l’equip, inclòs l’enviament de recordatoris, l’organització de reunions o l’escalada de problemes.
  • Donar suport al coordinador i al director amb informes de M&E i informes d’impacte social segons sigui necessari.

Coordinació i gestió d’equips

  • Reportant al coordinador i al director.
  • Participar en les reunions setmanals de l’equip i redactar les actes de les reunions.
  • Gestió d’una persona voluntària i/o en pràctiques com a part de l’equip d’administració, si es sol·licita.

Què oferim?

L’OCC es compromet a crear un lloc de treball inclusiu i divers que fomenti la participació activa de tothom i la generació d’un impacte positiu per a l’equip i els col·lectius destinataris. Oferim el següent:

  • Un salari net mensual de 1.200€ (38 hores setmanals, 13 pagues, contracte indefinit, 3 mesos de prova) i un període de vacances de 30 dies laborals a l’any.
  • Incorporació ASAP.
  • Una oportunitat única per treballar en el cor del sector social local especialitzat en migració, alhora que treballa a nivell internacional amb ONG d’arreu d’Europa.
  • Un dia de treball a distància per setmana.
  • L’oportunitat de treballar en un equip intercultural format per persones tècniques, voluntariat, estudiants en pràctiques i partners externs.
  • L’oportunitat de treballar amb la nostra seu grega a Polykastro i conèixer el context migratori de Grècia.
  • Oportunitats d’aprenentatge treballant amb psicòlegs, treballadors socials, gestors de projectes (UE) i el nostre grup divers de beneficiaris i voluntaris.

Quins són els requisits?

Imprescindibles:

  • Estudis de comptabilitat, secretaria, administració o similar.
  • Experiència mínima de dos anys en comptabilitat en el sector social.
  • Experiència en administració d’oficina, ajudant d’oficina o càrrec rellevant.
  • Bones habilitats informàtiques i competència en l’ús de fulls de càlcul i documents de text.
  • Obert per aprendre i desenvolupar habilitats amb l’ús d’eines digitals i no-code tools com Trello, Airtable, Notion i Slack.
  • Comprensió dels processos financers com la comptabilitat i la conciliació bancària.
  • Competències bàsiques de matemàtiques.
  • Bones habilitats de comunicació verbal i escrita.
  • Bones habilitats organitzatives i de gestió del temps.
  • La capacitat de treballar en diversos projectes simultàniament mantenint la eficiència.
  • Capacitat per col·laborar amb companys de feina i partners.
  • Tenir una forta motivació per donar suport a persones migrants, i generar un impacte social conjuntament amb el nostre equip.
  • Tenir un nivell avançat d’anglès i espanyol.
  • Tenir una actitud flexible, proactiva i oberta: treballem en un entorn que canvia ràpidament i has de ser capaç d’adaptar-te als canvis sobtats i als desenvolupaments ràpids.

Habilitats preferides:

  • Experiència amb Airtable, Notion, Slack i/o Trello.
  • Tenir experiència laboral en el sector social a Catalunya/Barcelona.
  • Tenir un nivell intermedi a avançat de català.
  • Tenir experiència en redacció, informes i justificacions de subvencions.
  • Tenir experiència en procesos de RRHH.

Quin és el procés de selecció?

Sempre informem si esteu seleccionats per al procés de sol·licitud o no. Les sol·licituds s’han de presentar a través del nostre formulari de sol·licitud (vegeu l’enllaç següent). No tindrem en compte les sol·licituds que arribin per altres canals. Un cop seleccionat, el procés és el següent:

  • Us convidarem a una primera entrevista per conèixer-vos, parlar amb més detall del càrrec i de l’organització, comentar les vostres expectatives i ambicions i respondre qualsevol dubte que tingueu.
  • Quan el resultat de la primera entrevista sigui positiu, us demanarem referències laborals prèvies i la realització d’una tasca. La tasca es relacionarà amb la base de dades i les habilitats d’elaboració d’informes.
  • Quan el resultat del treball sigui positiu, es farà una última entrevista. En aquesta entrevista parlarem amb més detalls de les habilitats i experiència que tens, i com aquestes s’ajusten a la posició. També parlarem del resultat de la tasca i de qualsevol comentari que tingueu sobre la tasca.

COM APLICAR?