Els esdeveniments són una de les principals accions que realitzen moltes associacions. Per això, durant l'oferta formativa de primavera d'enguany hem realitzat el curs “L’organització d’esdeveniments: tot el què cal tenir en compte per tal que siguin un èxit”. La formació va ser impartida per Marta Parra, gestora cultural i directora de l’empresa Aktes, especialitzada en la gestió i la producció d’esdeveniments, i per membres de l'equip tècnic del programa Barcelona + Sostenible. 

En aquesta notícia us resumim els principals continguts de la formació i les claus per aconseguir que els vostres esdeveniments siguin tot un èxit.

Què entenem per esdeveniment?

A grans trets, un esdeveniment, és una trobada programada de persones, a les que es vol transmetre un missatge, permetent a l’entitat organitzadora assolir uns objectius determinats en relació a la tasca que desenvolupa.

Per tant, si a la vostra associació decidiu organitzar un esdeveniment, heu de preveure-ho amb el temps suficient, ja que la en seva preparació i realització heu de tenir-hi en compte 3 fases diferents.

Les fases d’un esdeveniment

1- Pre-esdeveniment: Ens referim a tota aquella feina organitzativa que cal realitzar prèviament al dia o als dies de l’acte. Per desenvolupar-la correctament, cal donar resposta, de forma ordenada, a les següents preguntes:

• Per què es fa? Determinar els objectius sobre els que s’estructurarà l’esdeveniment.
• A qui s’adreça? Fixar els públics objectius. I elaborar una estratègia de difusió i comunicació per donar a conèixer la realització de l’acte a aquests públics.
• Què es farà? Escollir quin format tindrà l’esdeveniment. Entre la gran varietat de possibilitats, veure quina serà més adequada per donar resposta als objectius plantejats (jornades, conferències, actes esportius, festius…) i s’adequarà més al nostre públic objectiu. I veure què es opt oferir de nou
• Quan es farà? Escollir una data fixa o flexible i veure si es disposa del temps necessari per fer tots els preparatius.
• On es farà? Escollir la ubicació tenint en compte: la climatologia en aquella època de l’any, l’accessibilitat dels nostres públics objectius, les pròpies característiques de les activitats que es duran a terme,..

Una vegada feta una primera planificació global de l’esdeveniment cal preguntar-se: com ho farem? En aquest moment és quan ens hem de posar a treballar de ple amb la planificació i la coordinació de les tasques. Els principals punts que no es poden passar per alt són:

• Fer un cronograma: elaborar una temporització de totes les tasques prèvies a la celebració de l’esdeveniment. Una eina molt útil per fer-la és el Diagrama de Gantt, que es pot crear de forma molt senzilla a partir d’un full de càlcul, des de qualsevol ordinador.
• Establir les necessitats: un cop elaborada la temporització de les tasques, sabrem què necessitem per crear el nostre esdeveniment. Des de materials que caldrà comprar o llogar als espais que caldrà reservar, passant pels recursos humans que es necessitaran o les llicències d’activitats, permisos, etc. que caldrà demanar.  Coneixent tot el que fa falta ja es podrà elaborar un primer pressupost.
• Elaborar el pressupost: És un moment determinant ja que permetrà discernir què es podrà fer i què no, segons les possibilitats econòmiques. Caldrà saber de quins ingressos es disposa i quines despeses es deriven de les tasques planificades prèviament. També permetrà saber si cal fer cerca de finançament (propi, públic o privat) per tal d’aconseguir els ingressos necessaris determinats en el pressupost, i fer possible la realització de l’esdeveniment, tal i com s’ha plantejat.
• Crear equips de treball i començar a complir les tasques marcades en el cronograma.

2- Producció i realització de l’esdeveniment:  Ens referim a l’esdeveniment en sí,  incloent  els últims preparatius que el precedeixen. Per tal que tot funcioni correctament, cal tenir presents els següents aspectes:

• Elaborar un  guió o escaleta de totes les accions que es desenvoluparan en el temps de l’esdeveniment.
• Llistar els materials necessaris.
• Muntatge de l’esdeveniment: preparar l’espai on es durà a terme l’esdeveniment.
• Repassar amb tot l’equip les tasques que tenen assignades.
• Crear un pla d’imprevistos.
• Ser flexibles durant la realització de l’esdeveniment:  no tot sortirà com estava planejat!

3- Post-esdeveniment o avaluació: una vegada finalitzat l’esdeveniment és clau fer una avaluació de tot el procés i detectar errors per tal d’extreure’n aprenentatges per a futures ocasions. Alguns consells per fer una bona avaluació:

• Elaborar una memòria de tot el que s’ha fet i recopilar totes les imatges
• Revisar les xarxes socials. Ha tingut ressò l’esdeveniment? Les crítiques són positives? En podem extreure algun aprenentatge de les crítiques negatives?
• Depenent de l’activitat, pot ser interessant elaborar un qüestionari d’avaluació i enviar-lo a les persones assistents.

Una darrera recomanació, per acabar: és important agrair la feina feta a totes les persones que hagin participat en les diferents fases de l’esdeveniment i fer-los saber que sense la seva tasca l’esdeveniment no hauria estat possible. D’aquesta manera sentiran reconeguda la seva feina i les predisposarem a tornar a col·laborar en futurs actes de l’entitat.