Un cop tancat l’any arriba el moment de fer-ne balanç. Toca, per tant, elaborar la memòria anual, un material especialment estratègic perquè permet a les entitats créixer internament, rendir comptes de manera transparent i elaborar una eina molt útil de comunicació interna i externa. Tres qüestions especialment claus per treballar la legitimitat, la confiança, el reconeixement i la projecció de l’associació.

Però com afrontar la realització de la memòria? Quines qüestions cal tenir en compte en el seu procés d’elaboració? Algunes recomanacions:

• La realització de la memòria s’ha de preveure com un projecte més de l’any. Per tant, cal preveure quins recursos humans i econòmics caldrà destinar-hi, planificar-la i buscar la col·laboració de tots els equips i persones de l’entitat que poden tenir coses a dir en el procés de recollida de la informació, en la seva execució i en la seva difusió. 

• Les dades i l'anàlisi són importants. Però les esperiències personals són especialment efectives des d'un punt de vista comunicatiu. Donar veu a les persones perquè expliquin la seva experiència personal amb l'entitat és una molt bona manera d'explicar de manera efectiva i empatitzant què vol dir formar part de l’organització a nivell humà.

• Si ningú és perfecte les organitzacions menys. No és creïble explicar que tot ha funcionat correctament i que els desajustos, els errors i les pèrdues no formen part del vocabulari de la vostra entitat. Informar de manera real, fent un tractament normalitzat dels èxits i els fracassos és apostar per la transparència real i generarà confiança amb l’organització.

• Apostar pels recursos visuals. Les imatges valen més que mil paraules. Per tant, tot el que es pugui explicar amb fotografies, destacats, gràfics, il·lustracions, declaracions de persones relacionades amb l’entitat o d’altres recursos visuals serà més eficaç que no pas fer-ho amb text.

• Apostar per la proximitat comunicativa i per un estil de redacció el més clar possible. No fer servir frases llargues i intentar ser el més planers possible, prescindint del llenguatge tècnic. En cas que sigui inevitable, incloure glossaris o aclariments.

Si voleu més informació i idees, des de TJ tenim dos recursos que us poden ajudar:

• La Guia d’Assessorament «La memòria anual» on hi trobareu més indicacions, propostes i recomanacions que us ajudaran a treure el màxim profit possible de la memòria i aprofitar el procés de realització per créixer com a organització.

• L’Útil Pràctic 24 «Càmera, llums i interacció: manual de comunicació associativa en temps 2.0». Hi trobareu un apartat dedicat a la realització de la memòria anual.