Cerquem un/a Referent tècnic/a o cap de secció per Ofisfera!

Ofisfera és el servei especialitzat en la gestió documental i l’externalització de processos administratius, que ofereix solucions de millora continuada a empreses i organitzacions.
Custòdia d’arxius, digitalització de documents, destrucció certificada i confidencial, tractament i gravació de dades, impressió i manipulació de documents, emborsat de revistes i enviaments postals.

Les funcions a realitzar són:

Gestió d’arxiu:

• Supervisar la gestió de documents físics i digitals, assegurant-ne l’organització i accessibilitat.
• Elaborar quadres de classificació.
• Definir i implementar polítiques d’arxiu segons la legislació vigent (com lleis de protecció de dades, de propietat intel·lectual, etc.).
• Gestionar la classificació, custòdia i conservació dels arxius.
• Definir i aplicar criteris de selecció per preservar els documents, garantir la integritat i accessibilitats a llarg termini.

Digitalització documental:

• Planificar i gestionar el procés de digitalització de documents físics per facilitar la seva conservació, consulta i protecció, garantint-ne la qualitat.
• Establir protocols per garantir la integritat i l’accessibilitat dels arxius digitals a llarg termini (establir metadades descriptives: OCR).
• Gestionar sistemes d’emmagatzematge digital, com ara arxius electrònics, bases de dades o sistemes de gestió documental (SGD).
• Proporcionar assessorament tècnic sobre qüestions relacionades amb la digitalització i la gestió documental.
• Proposar noves solucions tecnològiques i millores en la gestió d’arxius i la digitalització.
• Familiaritat amb les lleis de protecció de dades, les normes de digitalització i preservació digital, així com les polítiques de seguretat informàtica.

Gestió de l’activitat:

• Elaboració de pressupostos conjuntament amb el/la responsable productiu/va.
• Donar suport en la elaboració i implementació de projectes (licitacions, subvencions, etc..).
• Donar suport en la implementació i vetlla del compliment dels controls de qualitat i mesures correctives que s’acordin.
• Documentar les reclamacions internes i externes.
• Seguiment, anàlisis i gestió de les reclamacions internes i externes, conjuntament amb la resta de l’àrea.
• Interlocució amb els clients (via correu electrònic o telefònica).
• Dur a terme accions comercial de l’àrea conjuntament amb el/la coordinador/a del servei.

Respecte a l’atenció de les persones:

• Seguiment i acompanyament de l’equip conjuntament amb el/la coordinador/a del servei i el/la referent de producció.
• Vetllar de la seguretat de les persones de l’equip conjuntament amb el/la coordinador/a del servei i el/la referent de producció.
• Comunicar, conjuntament amb els/les referents i el/la responsable de l’àrea de l’equip d’EMS, les incidències rellevants (de salut, canvis, hàbits, aprenentatges, conducta, etc.) de les persones.
• Actuar com a mediador/a en la resolució de conflictes o facilitar si és possible que les persones els resolguin.
• Fomentar un clima de treball en equip i cooperació.
• Donar suport en la formació per la gestió d’arxiu i ús de les eines i/o oportunitats per desenvolupar les habilitats de les persones.
• Realitzar reunions periòdiques amb el/la coordinador/a l’àrea.
• Dur a terme totes aquelles tasques que es requereixi, d’acord amb les funcions i competències pròpies d’aquest lloc.

Requisits:

• Formació mínima de grau en Biblioteconomia, Arxivística, Documentació, Informàtica o camps relacionats amb les noves tecnologies. O bé Cicle Formatiu de Grau Superior en Gestió de la Documentació i Arxius.
• Preferentment formació específica en Lean Management, salut mental, resolució de conflictes, etc.
• Experiència mínima d’un any realitzant funcions similars a les descrites, preferentment experiència en un CET.

Altres requisits:

• Nivell alt de català i castellà (C1).
• Coneixements paquet office (nivell mitjà/alt).
• Coneixements d’Excel (nivell alt).
• Carnet B de conduir i vehicle propi.
• Valorable coneixement amb processos productius i logística de magatzems.
• Valorable coneixement bàsics sobre creació de contingut, màrqueting digital i estratègies comercials.
• Valorable certificat de discapacitat i/o amb perfil requisits DONO (demandant ocupació no ocupada)

Condicions laborals:

• Incorporació: Immediata.
• Tipus de contracte: Indefinit.
• Jornada: Completa, 40h/setmanals.
• Horari: Jornada completa, de dilluns a divendres, de 7h a 15h.
• Conveni col·lectiu d’aplicació: Conveni col·lectiu de treball del sector de tallers per a persones amb discapacitat intel·lectual de Catalunya.

Beneficis socials:

• 30 dies vacances naturals, més 12-15 dies de permís especial per conveni.
• Serveis subvencionats.
• Formació contínua.