Qui més qui menys ha participat en assemblees o reunions en les que ha tingut a les seves mans un document on queda constància dels temes tractats durant una trobada i els acords que s’han pres i validat. Efectivament, estem parlant de l’acta de reunió. Però, teniu clars quins elements són obligatoris incorporar? Quina estructura ha de tenir? O quins objectius ha de perseguir?
Us en fem cinc cèntims!

Què és una acta?

És el document formal que recull i on es constaten, de forma esquemàtica, tots els temes que s’han tractat, les deliberacions, incidències i els acords als quals s’han arribat durant una reunió, junta o assemblea. Normalment, no s’inclouen els comentaris personals o sense rellevància, a no ser que els participants a la reunió ho demanin de forma expressa.

Quina informació ha de recollir l’acta?

• Títol: ha d’incloure el nom de l’entitat, comissió, grup i el número de sessió, si s’escau.
• Identificació de la reunió: Tipologia de la reunió, lloc, dia, mes i any i l’hora de començament i acabament.
• Assistència: inclou el nom i els cognoms de cada persona que hagi participat en la trobada, el seu càrrec o la funció que té en l’associació. També ha d’incloure les persones absents en el cas que parlem d’un número reduït.
• Ordre del dia: han d’aparèixer els mateixos punts que recull la convocatòria i, si s’escau, les modificacions que s’han decidit (amb la documentació que estigui relacionada).
• Desenvolupament de la sessió: síntesis dels punts que conformen l’ordre del dia exposats en la reunió i “els debats” que hagin generat.
• Acords: s’especifiquen els acords arribats, amb relació als punts de l’ordre del dia, amb el resultat numèric de les votacions. (En iniciar-se cada reunió de la Junta Directiva, s’ha de llegir l’acta de la sessió anterior perquè s’aprovin o es rectifiquin, si és procedent).
• Temes pendents: aquells temes que han quedat sense comentar inclosos en l’ordre del dia, per falta de temps.
• Signatures: tant de la persona que actua com a secretari/a, com la del president/a.
• Annexos: documents adjunts de l’acta. Tota aquella informació que s’hagi aportat a l’assemblea, si s’escau.

Criteris de redacció

En un acta de reunió predomina, sobretot, el tractament impersonal i neutre, amb expressions com “s’aprova”, “es preveu” o “s’argumenta”. La seva redacció ha de ser clara i concisa ja que és imprescindible que la lectura del document sigui fàcil i comprensible. Es recomana, així mateix, escriure l’acta en present.

Qui és el responsable de fer l’acta?

En una reunió formal, el secretari/a de l’entitat és l’encarregat de redactar-ĺa i signar-la amb el vist-i-plau del president/a de l’associació. Finalment, s’ha de posar a disposició de les persones associades o participants.

Quina és la seva utilitat?

Deixar constància del contingut que s’ha tractat. I, potser el més important, donar validesa als acords presos durant l’assemblea/ reunions.

Sabíeu que…

• Els continguts i estructura d’una acta estan regulades per l’Article 312.8.1 Llei 4/2008 de 24 d’abril, del Llibre tercer del Codi civil de Catalunya, relatiu a les persones jurídiques. Art 312-8
• És una obligació legal de l’associació disposar d’un llibre d’actes on constin totes les actes recopilades.
• Els acords presos són de caràcter executiu des del moment en què s’adopten, a no ser que els propis estatuts de l’associació no ho estableix així.

Voleu estar al dia de totes les novetats del sector? Seguiu-nos a les nostres xarxes socials (Facebook, Twitter i Instagram), subscriviu-vos al butlletí electrònic TJExpress o estigueu atentes a la nostra web.