Hi ha molts motius pels quals una associació necessita recollir informació de les persones que formen part de la seva base social (persones associades, voluntàries o usuàries). Només per poder planificar les accions que es realitzaran i definir on fer-les o com comunicar-les és important fugir del “sempre s’ha fet així” o de les decisions “de nas” (preses a partir de percepcions) i partir de dades reals.

Per tant, és cabdal tenir una bona base de dades que permeti agilitzar la relació amb la base social, discernir quines actuacions realitzar i conèixer en què es pot demanar suport concret a persones de la base social (Qui millor per a dissenyar un cartell de l’associació que una persona sòcia que sigui dissenyadora gràfica?) Disposar d’aquesta mena de dades i saber com explotar-les pot ser de gran ajuda per al bon funcionament de l’associació associació.

En aquest recurs us donem pistes per tal que definiu i planifiqueu la recollida d’informació sobre la vostra base social.

Comencem plantejant algunes qüestions que us poden ser útils a l’hora d’abordar aquesta temàtica:

1. Quina informació cal recollir de la base social?

Tant si sou una entitat acabada de néixer, com si teniu una llarga experiència, sempre és necessari plantejar-se quina és la informació que cal tenir sobre les persones associades, les voluntàries, les usuàries i d’altres persones o institucions amb les quals us relacioneu o amb les que preveieu fer-ho en un futur. La obtenció d’aquesta informació ha d’anar lligada sempre a una finalitat concreta.

Dit això, llencem algunes propostes per ajudar-vos a reflexionar-hi:

• Dades personals bàsiques: Nom, cognoms, número de telèfon, correu electrònic, adreça postal, barri/districte, municipi, sexe, data de naixement, número de compte (en cas de sòcies o donants econòmics…), dades de la feina, etc…

• Dades personals relacionades amb el sentit de l’associació: Si sou una entitat de salut us interessarà saber quina és la malaltia que afecta a les persones que formen part de la vostra base social, o si són persones afectades o familiars… En el cas d’una entitat de professionals necessitareu saber quines tasques desenvolupen professionalment, etc. En definitiva, cal que definiu quines dades necessiteu tenir per tal d’adequar millor les vostres actuacions a les necessitats i interessos de les vostres persones associades, voluntàries…

• Altres dades personals: disponibilitat horària, sector professional, nivell d’estudis, hobbies i aficions, situació familiar, coneixement de llengües estrangeres, disponibilitat de vehicle propi, ús de les xarxes socials, etc…

• Dades de vinculació a l’associació:
  • Categoria: sòcia, voluntària, ambdues, donant, assistent a una jornada…
  • Data d’inici de vinculació a l’associació per tal de poder saber l’antiguitat de cada persona.
  • Motivacions d’associar-se, en quines activitats/serveis tenen interès
  • Què pot aportar a l’associació: coneixements, disponibilitat en temps, recursos…

2. Com recollir i processar la informació?

Un cop s’ha definit quina és la informació que cal recollir, cal establir com fer-ho i com processar-la. És important no recollir informació per tenir-la i prou o per quan es tingui “temps”… Penseu que a la vida associativa sempre hi ha alguna cosa més urgent o important.

Així doncs, us proposem que us plantegeu:

• Quina informació cal recollir i a través de quin canal ho farem?

Quina informació es vol recollir a través de les butlletes per associar-se a l’entitat? I en els formularis per a les inscripcions als actes? Què cal preguntar a les persones que vulguin fer voluntariat a través de l’associació? Que es vol preguntar als socis/es de manera puntual a través d’una enquesta?

• Quin protocol establim per incorporar la informació recollida en el repositori escollit?

Com hem comentat abans, les bases de dades en paper corren el risc de quedar-se sempre allà, amb la qual cosa deixaran de tenir sentit com a base de dades. A més de contemplar quina informació es recull, cal pensar com es recollirà, com s’introduirà en el sistema establert per l’entitat, qui serà la persona encarregada de fer-ho, etc.

• Explotació de les dades: qui pot fer-ho i en quin moment podem/necessitem fer-ho?

Un excés de dades també pot arribar a ser perjudicial per l’entitat si no es té clar què es busca exactament i el motiu pel qual es vol recollir aquesta informació. Així doncs, també cal sistematitzar com s’analitzaran i s’explotaran les dades recollides i calendaritzar-ho, per poder disposar de les conclusions que se’n derivin en el moment adequat. Per exemple, és molt evident que en el moment de realitzar la memòria anual caldrà disposar de dades reals però en quins altres moments serà necessari disposar-ne? En necessitarem quan planifiquem accions o quan les avaluem? La recollida de dades també cal preveure-la amb temps per tal de fer-la ben feta i obtenir informació de qualitat. És a dir, útil.

3. Realment cal tenir una base de dades en un suport informàtic? Quin?

Sí! Tots els suports informàtics superen amb escreix el clàssic “llibre de socis” en format paper. Des dels més senzills, com els programes bàsics d’ofimàtica (fulls de càlcul) fins als més complexos i amb més funcionalitats com els programes específics per a la gestió de socis/es, tots ofereixen molts avantatges respecte als formats físics.

Cal, doncs, triar quina eina informàtica serà més útil. En aquest sentit, dependrà del volum de dades que es disposen o que es volen recollir, de les habilitats amb l’ús de les eines de les persones que se n’hauran d’encarregar o de les necessitats de l’associació (Si les dades han d’estar disponibles al núvol per tal de poder consultar-les des de qualsevol ordinador amb connexió a internet el programari haurà d’estar dissenyat per a poder fer-ho)

Per tal de conèixer les diferents opcions d’eines digitals segons necessitats de l’associació us recomanem llegir aquest article de Xarxanet.org sobre programari per la gestió d’una entitat.

4. Altres dades que podem recopilar i com

També és del tot pertinent, aprofitar els moments associatius per a recollir nova informació que pot ser molt valuosa per a l’associació. Des d’un petit qüestionari de valoració i de plantejament d’accions futures després d’una jornada, fins una enquesta a la pàgina web. Qualsevol ocasió és bona per consultar a la base social, i saber els seus perfils i interessos. 

5. Recordeu! Cal complir amb la LOPD!

Òbviament, per tal de complir amb la Llei Orgànica de Protecció de Dades, l’arxiu que genereu haurà de ser declarat a l’Agència Espanyola de Protecció de Dades.

Per a més informació sobre aquest procés us recomanem que consulteu el següent recurs de TJ:

La Llei de Protecció de Dades: Què cal tenir en compte?

En què us pot ajudar TJ?

Us oferim assessoraments en:

• Gestió de la Base social
• Llei de protecció de dades
• Enquestes a base social.

Sol·liciteu-los posant-vos en contacte amb TJ (93 256 41 18, tjussana@gmail.com)