L’elaboració i la tramitació d’una sol·licitud de subvenció per a convocatòries com la de l’Ajuntament de Barcelona requereixen temps i atenció per fer-ho de manera correcta.

Quins errors cal evitar a l’hora de presentar els vostres projectes? Us expliquem 10 pràctiques errònies força habituals i que és important que eviteu de cara a la convocatòria d’enguany (recordeu que el termini s’acaba el proper dijous 27 de gener) i per a les properes:

1-NO ACTUALITZAR LES DATES DELS PROJECTES PRESENTATS

Si presenteu una activitat que feu cada any, sense modificacions o millores i decidiu tornar a presentar el mateix projecte que l’any passat, recordeu actualitzar les dates d’execució del projecte! Sovint es presenten projectes amb dates de l’any anterior al de la convocatòria, fet que denota manca de revisió i esperit de millora.

2-NO COMPLIR ELS REQUISITS O ELS LÍMITS

En les bases de la convocatòria s’explica quins són els requisits que ha de complir l’entitat i quins són els requisits i límits del projecte, segons l’àmbit i el programa al qual es presenta. Hi ha àmbits i programes que exclouen empreses, d’altres que limiten la quantitat a sol·licitar, altres amb incompatibilitats amb d’altres àmbits, altres amb limitacions del nombre total de projectes a presentar… Repasseu-los bé en aquest apartat abans de presentar-vos-hi per no fer feina en va.

3-NO AFINAR EL TRET: LA IMPORTÀNCIA DEL PROGRAMA

Sovint els projectes associatius tenen diverses dimensions i poden ser susceptibles de presentar-se en diversos àmbits i programes. A l’hora de triar en quin àmbit i programa presentar-los moltes entitats seleccionen primer l’àmbit i després un dels programes que inclou. Us aconsellem, però, que ho feu al revés i mireu primer tots els programes. Us ocuparà una mica més de temps però tindreu més opcions de fer diana i presentar el projecte en el programa i àmbit que més s’hi adequa per obtenir una millor puntuació i, per tant, més finançament.

4-NO PRESENTAR UN PROJECTE  D’ACTIVITATS

Les bases reguladores i la convocatòria especifiquen que l’objecte subvencionable són activitats i projectes realitzats a la ciutat de Barcelona i que siguin coherents amb els valors, les polítiques i les pràctiques municipals. Per tant, no se subvenciona el funcionament ordinari o el projecte global de l’entitat (amb l’excepció d’algun programa en concret com el Ga). Per tant, us recomanem que mireu de concretar accions o projectes per tal que la vostra sol·licitud pugui ser degudament valorada.

5-NO ESTAR AL DIA AMB ELS TRÀMITS I LA DOCUMENTACIÓ

Tot i que no és un requisit indispensable per a poder sol·licitar la subvenció, us aconsellem que estigueu al dia dels vostres tràmits amb l’Ajuntament (justificacions de subvencions anteriors, documentació vigent a disposició de l’Ajuntament, etc.). Quan es publiqui la resolució provisional s’hi indicarà la puntuació i la proposta d’atorgament i, si us manca qualsevol documentació, també s’indicarà quina. Aleshores només disposareu de 10 dies hàbils per a presentar la documentació requerida, a comptar des de la data de publicació al BOPB de la resolució provisional. Per tal d’avançar-vos a aquest requeriment us recomanem que reviseu ja si teniu alguna justificació pendent de subvencions anteriors, que comproveu si en el Fitxer General d’Entitats Ciutadanes hi consten les dades actualitzades de l’entitat, etc.

6-NO TOCAR DE PEUS A TERRA

Està clar que els projectes són previsions d’allò que dureu a terme en un futur… però a l’hora de demanar una subvenció han de ser el més realistes possibles. Us recomanem que ajusteu les accions i, sobretot, la despesa prevista i l’import què sol·liciteu subvencionar. Inflar els pressupostos o el nombre d’accions a fer us poden generar importants maldecaps a l’hora de justificar.

7-NO POSAR CADA COSA AL SEU LLOC

El Document Bàsic 2 consta de diferents apartats que permeten descriure el projecte. En el punt número 2 es demana una BREU descripció del projecte i en els següents punts informació més concreta sobre la motivació que hi ha per a fer-lo, els destinataris, els objectius, les accions…

En aquest punt número B2 moltes entitats hi indiquen tota la informació que disposen del projecte i posteriorment en els altres apartats copien-enganxen exactament la mateixa informació que han indicat abans en la resta d’apartats. Us recomanem que en aquest apartat B2 feu una sinopsis, un resum general que situï/presenti el projecte, i en els següents apartats desglosseu i detalleu cadascun dels aspectes requerits.  En la pàgina 27 de l’UP 25 Manual d’Elaboració i Avaluació de Projectes trobareu informació interessant sobre aquest aspecte.

Tingueu en compte també que en l’apartat B11, on s’hi demana que es detallin els motius pels quals es compleixen els criteris específics de puntuació dels programes, cal recollir-hi aspectes que ja estiguin explicats ens els apartats anteriors i, en tot cas, aprofundir-hi.. Hi ha entitats que inclouen en aquest apartat objectius, accions o destinataris, que no s’han descrit en els apartats anteriors. A més, per redactar aquest apartat serà imprescindible que consulteu els criteris específics de cada programa i detalleu com els compleix el vostre projecte. Podeu consultar-los en la pròpia convocatòria o bé en aquest apartat.

8-CONFONDRE JUSTIFICACIÓ I OBJECTIUS

En l’apartat B3 del Document se us demana que indiqueu quin/s motiu JUSTIFIQUEN que es dugui a terme el vostre projecte, i en l’apartat B5 quins són els objectius d’aquest. S’ha detectat que en molts dels projectes que es presenten el redactat és erroni per què a la part de la justificació també s’hi acaben recollint els objectius.

Font: UP25 Manual Elaboració i Avaluació de Projectes

Una bona justificació (apartat B3) d’un projecte ha d’explicar quina és la importància o prioritat del problema o situació que es vol treballar. Cal, doncs, detallar quines són les circumstàncies que fan necessari el projecte, explicar quin és el context. I incloure també per què és adequat i important realitzar-lo.

En canvi, en l’apart B5 cal indicar-hi els objectius del projecte. És a dir, què es vol aconseguir. De quina manera volem donar resposta a la situació explicada en la justificació.

Malgrat que el títol de l’apartat B5 sigui “Objectiu General”, us recomanem que, a més dels objectius generals, hi indiqueu, també, els específics. Aquests darrers us ajudaran a clarificar les activitats que posteriorment voleu desenvolupar. Us recomanem la lectura de l’apartat 7 (pàgina 31) de l’UP25 Manual Elaboració i Avaluació de Projectes on s’exposa com construir bons objectius generals i específics (o operatius).

9-ESPERAR AL DARRER MOMENT

Segons dades facilitades per l’Ajuntament de Barcelona, més del 88% de les sol·licituds de l’any passat es van presentar durant la darrera setmana, el 26% el penúltim dia, i el 31% el darrer dia.Si bé és cert que el procés de preparació del projecte i d’elaboració de la sol·licitud pot ser llarg, tramitar-ho els darrers dies pot comportar problemes de difícil solució (manca de documentació al dia, problemes informàtics, problemes amb el certificat digital, etc…). Us recomanem que, en la mesura que us sigui possible, no espereu als darrers dies per a fer els tràmits de sol·licitud.

10-CONFONDRE I NO GUARDAR EL NÚMERO DE REGISTRE I EL NÚMERO DE REFERÈNCIA DEL TRÀMIT

A l’hora de presentar el projecte a través del portal de tràmits, es generen 2 números:

1. El número de registre: Aquest número registra l’acció que feu (qualsevol tràmit té un número).
2. El número de referència del tràmit: Aquest número és el que registra la vostra sol·licitud de subvenció i l’heu de guardar per a poder fer la resta de tràmits posteriors que s’escaiguin: reformular el projecte, afegir documentació, justificar despeses, etc… Té un format de 8 números, un guió i dos números més (xxxxxxxx-xx)

US RECOMANEM QUE US GUARDEU ELS DOS NÚMEROS i us descarregueu el justificant que es genera un cop heu realitzat la sol·licitud de la subvenció!

Font: Manual Subvencions A Punt –Projecte Nou Barris Digital

I un darrer bonus track !!

Per a evitar confusions: En el procés del registre de la presentació telemàtica apareix una casella que serveix per a acceptar o no que l’Ajuntament consulti directament a la Seguretat Social i a Hisenda l’estat de l’entitat. En cas que vulgueu acceptar que l’Ajuntament consulti directament i, per tant, estalviar-vos de presentar-ho vosaltres posteriorment, cal deixar la casella en blanc. Si ho marqueu, estareu denegant el permís i ho haureu de presentar vosaltres.

Ànims i recordeu que el proper divendres 28 de gener és el darrer dia per a presentar les vostres sol·licituds!