MODIFICACIÓ: PAS A PAS

T’acompanyem per realitzar el procés de modificació pas a pas.

Durant el període d’execució del projecte, hi ha la possibilitat que es produeixin modificacions del projecte. Aquestes modificacions, és important notificar-les a través del procediment corresponent, per tal que l’òrgan gestor que ens ha subvencionat el projecte en tingui constància. 

Però, a que ens referim quan parlem de modificació del projecte? Quins requisits té? En quins casos cal presentar-la? Quin document hem d’omplir? Com ho hem de presentar?

Seguidament, us expliquem el pas a pas per tal de realitzar la modificació del vostre projecte. Us recomanem també consultar el recull de respostes a les preguntes més freqüents sobre el tema: 

  Preguntes freqüents modificació

La modificació del projecte es pot presentar en cas que s’hagin produït alteracions a les condicions tingudes en compte per a la concessió de la subvenció, sempre i quan això no alteri el seu objecte ni finalitats. Tingueu en compte, per tant, que el projecte modificat no pot comportar una modificació substancial del projecte que pugui afectar la valoració efectuada d’aquest.

Aquestes modificacions es poden presentar durant el període d’execució del projecte, és a dir, entre el període d’inici i final que vau detallar en la sol·licitud de la subvenció. Un cop finalitzat el període d’execució del projecte, ja no es podrà presentar una modificació del mateix.

Se’n pot presentar una o vàries, ja que no existeix una limitació específica al respecte. A més, les sol·licituds de modificació dels projectes subvencionats podran ser presentades tant si heu pogut presentar reformulacions (import de la subvenció inferior a l’import sol·licitat), com si heu rebut la subvenció igual al import sol·licitat.

Les modificacions que es presentin hauran de ser aprovades o denegades per l’òrgan competent de la subvenció. Rebreu una notificació al respecte.

Pel que fa als requisits que ha de complir la modificació són:

  • El projecte modificat ha de respectar l’objecte, les condicions i la finalitat de la subvenció, així com els criteris de valoració establerts en relació del projecte.
  • El projecte modificat no pot comportar una modificació substancial del projecte que pugui afectar la valoració efectuada d’aquest.

En aquesta es poden modificar tant ingressos com despeses, sempre mantenint l’objecte i finalitats del projecte inicial.

Si la modificació del projecte que presenteu comporta una reducció del cost total del projecte subvencionat (projecte inicialment presentat o reformulació aprovada), cal tenir en compte els requisits que s’estableixen en la Convocatòria general del 2023:

Per a poder considerar acomplerts l’objecte i la finalitat de la subvenció, s’haurà de realitzar i justificar un mínim del 50% del total del projecte subvencionat, amb la corresponent reducció de la quantia de la subvenció atorgada. L’incompliment d’aquesta despesa mínima comportarà la revocació automàtica de la subvenció atorgada.

Per tant, s’ha de realitzar com a mínim el 50% del projecte subvencionat, si es realitza menys caldrà retornar tota la subvenció.

L’altra qüestió a tenir en compte és que s’estableix un màxim d’un 20% de desviació pressupostària entre el cost inicialment pressupostat o reformulat i el cost final justificat, que no comportarà reducció de la subvenció. És a dir, en cas que la desviació i reducció que es produexi no superi el 50% però sigui major al 20% del cost inicial, aquesta suposarà una reducció proporcional de la subvenció. Si aquesta desviació és inferior al 20%, no comporta cap reducció de la subvenció sempre i quan es compleixin els objectius.

Exactament el mateix passaria en el cas de la justificació del projecte.

Com a resum, si la desviació respecte al cost inicial o reformulat és:

  • > del 50% de desviació: revocació de la subvenció
  • Entre el 50% i el 20%: reintegrament proporcional de la subvenció
  • < del 20%: no comporta reducció de la subvenció sempre que es compleixin els objectius

Exemple:

Hem presentat un projecte amb un cost total de 10.000€ dels quals hem demanat una subvenció a l’Ajuntament de BCN de 5.000€ i ens han atorgat la totalitat. Uns mesos abans de finalitzar el projecte, es produeixen uns imprevistos i hi ha activitats que no podem realitzar i per tant, despeses que no realitzarem. 

En aquest cas, el recomanable és presentar una modificació del projecte. En aquesta modificació, per exemple, podríem reduir el projecte a un total de 7.000€, tenint present que es produirà una reducció proporcional de la quantia de la subvenció atorgada, la qual haurem de reintegrar. D’aquesta manera estem executant el 70% del projecte.

En canvi, no podem presentar una modificació en la qual el cost total del projecte és menys de 5.000€, ja que s’estaria executant menys del 50% i se’ns requerirà el reintegrament total de la subvenció.

Un cop tenim clar que hem de presentar una modificació del nostre projecte, arriba el moment d’omplir el document corresponent.

Enguany, l’Ajuntament de Barcelona facilita un model per notificar la modificació del projecte. No és obligatori utilitzar aquest model tot i que sí que us ho recomanem. El podeu descarregar a través dels següents enllaços:  

  Document de modificació del projecte (format odt)

  Document de modificació del projecte (format word)

En cas que sigui necessari, podeu completar aquest document presentant el Document 2-Descripció del projecte, amb els canvis respecte el projecte inicial o reformulat. 

A continuació, repassem com omplir el document de modificació del projecte, veureu que és pràcticament el mateix document que el de reformulació. 

El primer apartat és referent a les dades de la persona física o jurídica sol·licitant i del projecte subvencionat. Podeu consultar on trobar el codi de subvenció en aquesta FAQ: On trobem el codi de subvenció? 

Tingueu en compte que quan es parla de projecte subvencionat es fa referència al projecte inicialment presentat o bé la seva reformulació aprovada.

A continuació, haureu de detallar quines són les modificacions que es realitzaran. Tingueu present que els canvis no  poden ser substancials ni que modifiquin els objectius del projecte inicial. També hi heu de fer constar el pressupost total del projecte un cop feta la modificació i signar digitalment el document, amb la signatura del o la representant legal de l’entitat.

En la segona pàgina del document en l’apartat “13. Pla de viabilitat econòmica del projecte-Pressupost general” és on heu de desglossar el pressupost del projecte subvencionat i l’import a modificar. 

Primerament, s’han d’introduir les dades de les despeses i ingressos del projecte subvencionat (inicial o reformulat en cas d’haver presentat reformulació). I a continuació, cal que detalleu les despeses i ingressos en base l’import a modificar.

Hi ha una tercera columna on hi figura la diferència entre els imports prevists i els modificats, així com és calcula el percentatge de desviació. Aquest percentatge és el que es tindrà en compte a l’hora de calcular si cal retornar part o la totalitat de la subvenció, tal i com s’ha explicat en l’apartat anterior. 

A més, és imprescindible que el balanç final de l’import modificat sigui 0 i que es produeixi la mínima desviació possible. 

ATENCIÓ!

En el cas del document en format word, els requadres ombrejats no s’han d’omplir manualment ja que són fórmules que es calculen de forma automàtica. En el cas del document en programari lliure (odt), caldrà que introduïu manualment tots els camps. 

Un cop tingueu completar tot el document, caldrà guardar-lo com a pdf per a poder realitzar la presentació telemàtica d’aquest. 

Un cop ja teniu preparat el document de modificació, arriba el moment de presentar-lo a través del portal de tràmits de l’Ajuntament de Barcelona.

Tal com s’estableix a les bases i a la Convocatòria, la sol·licitud, la justificació i l’annexió de documentació de la subvenció s’ha de fer per via telemàtica utilitzant el certificat digital (Certificat FNMT de representant de persona jurídica i qualsevol altre certificat acreditat per entitats oficials de certificació o bé IDCat/IDCat Mòbil del representant legal de l’entitat). Consulteu l’Especial TJ sobre el certificat digital per tenir-ne més informació.

Per tal de presentar-ho, cal accedir al tràmit corresponent:

  Tràmit online Subvencions de l’Ajuntament de Barcelona d’activitats i serveis de districte i de ciutat

Quan hagueu accedit al tràmit i us hagueu identificat amb el vostre certificat digital, us trobareu amb les següents opcions:

Cal seguir els passos següents:

  1. Dins de l’apartat “Annexió de documents a sol·licituds enregistrades” cal clicar el botó “Continuar”.
  2. S’obrirà una pàgina que conté un formulari, el qual haureu d’omplir amb les dades de la persona sol·licitant (de la persona jurídica en cas d’entitats o de persona física) i les dades de la persona representant. Una altra dada que se sol·licita és el número de referència del tràmit corresponent al projecte que voleu modificar. Aquest número consta al justificant de la sol·licitud de la subvenció que vau presentar, a l’apartat de “Dades de la sol·licitud”, i té el format següent: XXXXXXXX-XX. Un cop l’heu introduït, podeu clicar “Continuar” i confirmar de nou que les dades siguin correctes.
  3. A continuació, podeu adjuntar la documentació corresponent, en aquest cas el document de modificació del projecte en format pdf. En l’espai de descripció, us aconsellem posar només una o un parell de paraules i que siguin sense accents.
  4. En clicar “Continuar” us apareixerà una pantalla amb les dades del sol·licitant i la documentació annexada i podeu finalitzar el tràmit clicant al botó “Enviar”. Un cop enviat, la vostra modificació enregistrada. Us recomanem descarregar el justificant que es genera de forma automàtica.

Recordeu:

Tingueu present que en el moment d’entregar els documents, es demana que siguin en format PDF. Us facilitem, per si us cal, l’enllaç d’una eina d’Internet que us permet canviar el format, comprimir i unir diversos arxius: ilovePDF

També, per evitar errors en el tràmit, és important que el títol dels arxius no siguin excessivament llargs ni continguin punts, punts i coma, guions, caràcters especials com “<“, “>” o “&”, etc. La longitud sense l’extensió “.PDF” ha de tenir entre 4 i 30 caràcters.

Per a més informació sobre com tramitar l’annexió de documents, consulteu:

  Guia “Instruccions per a la presentació telemàtica de la justificació“, elaborada per l’Ajuntament de Barcelona.

Les modificacions presentades hauran de ser aprovades per l’òrgan gestor vinculat a l’àmbit i programa que hagueu presentat el vostre projecte.

Per tant, es notificarà via electrònica si la modificació és aprovada i passa a ser el projecte subvencionat o bé si es denegada.