JUSTIFICACIÓ 2023: PAS A PAS
T’acompanyem a resoldre el procés de justificació pas a pas.
Un dels moments claus en el cicle d’una subvenció és la justificació del projecte desenvolupat. Per tal de poder realitzar una bona justificació, és recomanable anar realitzant el seguiment tècnic i econòmic del projecte a mesura que es va executant i no esperar a fer-ho al final del projecte. També us recomanem tenir la informació i documentació organitzada (factures i comprovants de pagaments, imatges de les activitats, material gràfic, etc). D’aquesta manera, el procés de justificació serà més senzill.
En el cas de la Convocatòria general de subvencions per a projectes, activitats i serveis de districte i de ciutat de l’Ajuntament de Barcelona, s’estableix que la justificació s’ha de dur a terme en un termini màxim 2 mesos des de la finalització del projecte subvencionat (data indicada en la sol·licitud o en el document de reformulació/modificació).
A continuació, us expliquem el pas a pas per tal de realitzar la justificació.
També us recomanem consultar un recull de respostes a les preguntes més freqüents del procés de justificació i veure el vídeo de la sessió informativa de la justificació del 2023:
Preguntes freqüents justificació 2023
Vídeo de la sessió informativa sobre la justificació de les #SubvencionsBCN 2023 realitzada per Torre Jussana (31/1/24).
Presentació de la sessió informativa Justificació #SubvencionsBCN 2023 realitzada per Torre Jussana.
A l’hora de realitzar la justificació, un dels primers passos és descarregar i preparar la documentació necessària per a poder presentar la justificació del projecte subvencionat.
En el cas de la Convocatòria general de subvencions de l’Ajuntament de Barcelona, els documents que cal presentar són:
- Instància de justificació
- Memòria d’actuació
- Memòria econòmica o Memòria econòmica iva deduït
- Declaració responsable i relació de factures: que inclogui una relació de les factures imputades a la subvenció i les factures o nòmines en format digital o escanejades a continuació, en un mateix pdf. També cal incloure, en aquest mateix pdf, els comprovants de pagament vinculats a cada factura. Si no és possible adjuntar-ho en un sol pdf per motius de mida del document, podeu adjuntar tants pdf’s de factures com siguin necessaris, precedits sempre de la declaració responsable en cadascun d’ells.Recordeu que cal aportar com a mínim la documentació de les despeses vinculades a la subvenció atorgada (és a dir, factures i/o nòmines per la totalitat de l’import subvencionat).
I en cas que sigui necessari:
- Carta de reintegrament. En el cas d’haver de retornar la totalitat o una part de la subvenció.
RECORDEU:
Hi ha dos models de memòria econòmica per realitzar la justificació econòmica, la memòria econòmica i la memòria econòmica per IVA deduït.
Com sabem quina hem d’utilitzar?
- Memòria econòmica: és el model que han d’usar aquelles entitats que no realitzin activitat econòmica.
- Memòria econòmica (IVA deduït): declaracions trimestrals d’IVA. Cal tenir en compte que tal com s’estableixen a les bases de la Convocatòria, els impostos recuperables no són despeses subvencionables, i per això, en aquest formulari les factures es desglossaran entre base imposable i IVA.
Podeu descarregar aquests models i documentació a través del següent enllaç, a l’apartat de “Justificació”. Aquest us porta a la següent pantalla:
Un cop ja teniu preparada la documentació a presentar, arriba el moment de la tramitació de la justificació.
Tal com s’estableix a les bases i a la Convocatòria, la sol·licitud i la justificació de la subvenció s’ha de fer per via telemàtica a través del certificat digital (Certificat FNMT de representant de persona jurídica i qualsevol altre certificat acreditat per entitats oficials de certificació o bé IDCat/IDCat Mòbil del representant legal de l’entitat).
Consulteu l’especial TJ sobre el certificat digital per tenir-ne més informació.
El tràmit de justificació de la Convocatòria 2023 es realitza a través del següent enllaç:
Quan hagueu accedit al tràmit amb el vostre certificat digital, us trobareu amb les següents opcions:
- Dins de l’apartat “Annexió de documents a sol·licituds enregistrades” cal clicar el botó “Continuar”.
- S’obrirà una pàgina que conté un formulari amb les dades de la persona sol·licitant. En aquesta caldrà omplir les dades de contacte i introduir el número de referència del tràmit corresponent a la subvenció que voleu justificar. Aquest número consta al justificant de la sol·licitud de la subvenció que vau presentar, a l’apartat de “Dades de la sol·licitud”, i té el format següent: XXXXXXXX-XX.
- En la següent pàgina que s’obra, adjunteu els documents referents a la justificació. En l’espai descripció, us aconsellem posar una sola paraula, sense accents. Teniu en compte que es poden entregar 8 documents en cada tràmit. En cas que necessiteu adjuntar més documents, caldrà que torneu a fer de nou un tràmit d’annexió de documentació.
- Finalitzem el tràmit tot clicant al botó “Continuar” i en guardem el justificant.
RECORDEU:
Tingueu present que en el moment d’entregar els documents, es demana que siguin en format PDF. Us facilitem, per si us cal, l’enllaç d’una eina d’Internet que us permet canviar el format, comprimir i unir diversos arxius: ilovePDF
També, per evitar errors en el tràmit, és important que els títols dels arxius que passeu a pdf no siguin excessivament llargs ni continguin punts, punts i coma, guions, caràcters especials com “<“, “>” o “&”, etc.). La longitud sense l’extensió “.PDF” ha de tenir entre 4 i 30 caràcters.
Per a més informació sobre com tramitar la justificació, consulteu:
Guia de presentació telemàtica de documentació addicional, elaborada per l’Ajuntament de Barcelona
Un cop entregada la documentació de la justificació, l’equip de subvencions de cada òrgan gestor en farà una revisió administrativa i tècnica.
Si tota la documentació és correcta i no rebeu cap requeriment, la justificació es dona per tancada.
En cas que es detecti qualsevol error, us enviaran un requeriment d’esmena al correu electrònic que vau facilitar a l’hora de fer la sol·licitud de la subvenció (recomanem que en aquestes ocasions, el correu que faciliteu sigui sempre el de l’entitat).
Un cop us arribi aquest requeriment d’esmena, tindreu 10 dies hàbils per corregir l’error que us indiquen en el correu. En el propi correu s’indicarà a quin projecte fa referència i les seves dades, quins errors s’han detectat i cal esmenar i el procediment i forma per fer-ho. En aquest cas, aquestes esmenes s’han de tramitar de forma telemàtica a través del tràmit de la Convocatòria de subvencions generals i a través de l’apartat d’Annexió de documentació. Serà important que us identifiqueu amb el mateix certificat digital que vau tramitar la justificació, així com que indiqueu correctament el número de referència del tràmit.
Si en aquesta ocasió tota la documentació presentada és correcta i no us arriba cap requeriment més, el procés de justificació quedarà completat.
En cas de no presentar les esmenes sol·licitades en el termini establert, l’expedient es traslladarà a Serveis Jurídics de l’Ajuntament de Barcelona. Recordeu que per a poder-vos presentar de nou a la Convocatòria general de subvencions de l’Ajuntament de Barcelona, així com a altres convocatòries del propi Ajuntament, és un requisit:
“Haver justificat, en el termini previst, qualsevol subvenció anteriorment atorgada per l’Ajuntament de Barcelona i les seves entitats municipals.”
Per tant, el fet de no tancar correctament el procés de justificació, us limitarà de cara a rebre futures subvencions.